Электронный документооборот (ЭДО) в ВЭД пока не налажен. Да и по законодательству предусмотрено, что договоры должны быть подписаны на бумаге лично. И при возникновении спорных ситуаций потребуют именно оригиналы.

А вот инвойсы можно направлять по электронке. Главное — прописать это в договоре.
Инвойс — это документ на оплату товаров и услуг, аналогичный счету на оплату.

Вопрос был задан:
«ВЭД. Обязательно ли наличие оригиналов договоров с иностранными контрагентами и инвойсов? Можно ли обойтись сканкопиями, переданными по электронной почте?»
Ответил эксперт Людмила Ганичева:

«К первичным документам в сфере ВЭД применяются такие же правила, как и ко всем остальным: Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (пункт 5 статьи 9 Закона N 402-ФЗ).”

Письмо Минфина от 02.10.2020 N 03-03-06/1/86376 указывает на то, что: „Для целей главы 25 НК все расходы должны соответствовать общим требованиям, установленным в пункте 1 статьи 252 НК: обоснованность, документальная подтвержденность, связь с деятельностью, направленной на получение дохода“. ЭДО с иностранными контрагентами ещё не налажен.

“Поэтому рекомендую обмениваться оригиналами внешнеэкономических контрактов. А в самом контракте уже можно прописать юридическую силу сканов инвойсов, направленных по электронной почте”.

Источник: Клерк